2026-09-18 14:28:59
管家婆软件
管家婆操作培训系列 · 第 01 讲
从请购单到付款单，把进货（采购）这条链路一次走通。四个要素、八张单据、三条支线，企业内部培训可以直接照着讲。
适用模块：管家婆软件 · 进货（采购）管理 | 阅读时长：约 12 分钟 | 建议对照软件界面同步操作
图 0｜管家婆操作培训系列第一讲：进货管理
货已经到了仓库，账上却查不到；供应商催到第三遍，才发现付款日期早就过了；月底算成本，同一批料能算出好几个价——这些问题通常不是人的问题，而是进货这条链路上，单据没有按规矩走完。这篇文章把管家婆软件里的进货管理从头到尾走一遍：从一张请购单开始，到付款单把应付结清结束。四个要素、八张单据、三条支线，每一处都标出培训时最常被问到的地方。
学完这一讲，你应该能做到
说清这条链路由哪几张单串成，每张单管什么、什么时候用；
找得到成本算法的设置位置，说得出五种算法的差别和各自适合谁；
判断一张进货单过账后会不会挂出应付款，什么情况下会被提醒；
分得清“使用预付账款”和“增加预付账款”，知道入口差在哪里；
知道退货、换货、费用分摊这三条支线各自动哪个字段、受什么限制。
进货管理，也就是采购管理。说得直白些：企业按一定的条件从供应市场拿回产品或服务，把它们变成自己的经营资源，好让生产和经营能正常转起来。它跟日常说的“买东西”不完全一样——软件关心的是每一笔采购有没有留下可追溯的单据记录。
落到日常，它主要覆盖三类场景。
| 1 | 生产企业：买生产要用的原材料和设备； |
| 2 | 行政与职能部门：买办公和日常消耗的物资； |
| 3 | 经销、贸易型企业：买回来是为了再卖出去。 |
在软件里，进货管理由一条单据链串起来，主线是：请购单 → 询价单 → 进货订单 → 进货单 → 付款单。
但请购和询价并非必须：要不要走请购，取决于企业内部对采购流程管到什么程度；要不要走询价，则看企业对采购成本抓得紧不紧。剩下的三张——进货订单、进货单、付款单——才算主干。主干之外还有两条支线：
验收入库时挑出不合格品，走【进货退货】或【进货换货】；
想把费用摊进成本，先做【一般费用单】，再用【进货费用分摊】处理。
此外还有四件事会直接影响账目准不准：成本算法、物流，以及应付账款与预付账款。下面依次说。
图 1｜进货管理主干流程：五张单据 + 两条支线
同样一张进货单，不同企业录出来的结果可能完全不一样，差别往往就在下面这四件事上，它们决定的不是“单据长什么样”，而是“账最后长什么样”。
图 2｜四个要素：成本、物流、应付、预付
成本算法解决一个问题：商品出库时，系统按什么价格把成本结转出去。
设置入口在用户配置下的系统配置里。你可以固定挑一种；也可以选【不使用同一成本算法】，改为在新增商品的时候，一个商品一个商品地指定。软件提供五种：
| 成本算法 | 计算与出库规则 | 关键差别 |
|---|---|---|
| 移动加权平均 | 拿这个商品在当前仓库的库存金额除以库存数量，得到成本单价，出库按当前均价结转 | 每进一次货单价就重算一次，所以库存成本价和进货价往往对不上 |
| 全月一次平均 | 同样把库存金额与库存数量相除，得出成本单价 | 算出来的单价会套到本月全部出库类单据上，本月出库成本是统一的；只有做完业务月结存，成本才定下来 |
| 手工指定 | 默认按批次管理：入库时录入的生产日期、批号、单价只要不同，就自动分成不同批次；出库由人工点名批次 | 入库时录的单价，就是批次成本价 |
| 先进先出 | 批次与成本的处理方式，跟手工指定一样 | 出库时默认让先进来的批次先出 |
| 后进先出 | 批次与成本的处理方式，跟手工指定一样 | 出库时默认让后进来的批次先出 |
图 3｜五种成本算法：平均类与批次类的分野
提示：挑算法不是比谁更高级，而是比谁更贴合业务：品类多、进价起伏大，建议用移动加权平均；希望按月把成本口径拉平对账，可以看全月一次平均；医药、食品、电子料这类要按批号追溯的，建议用三种批次类算法。另外有条硬限制先记下：后面讲费用分摊时会用到，能重算成本单价的只有移动加权平均和全月一次平均。
物流常被叫作“实物分配”“货物配送”，属于供应链的一环：把商品、服务以及相关信息，从产地高效、低成本地流动并储存起来，以满足客户需要。
落到软件里，物流要做两件事：一是把信息记下来，二是把运费算清楚。进货单下方可自行配置展示的几项——运费往来单位、付款账户与付款金额、运费金额——就是用来记录运费的收付与分摊的。
注意：最容易漏的一点：这笔运费要摊到商品成本里去。反过来，如果供应商包送，那就不用记，因为企业与物流公司之间并没有发生费用往来。
应付账款是会计科目的一种，核算的是企业在买材料、买商品、接受劳务这些经营活动中应该付出去的钱。
它本质上一笔负债：购销过程中，物资先拿到、货款后支付，时间差就形成了这笔债。
软件里挂账的条件很直接：过账时付款账户和付款金额两个位置都空着，系统就给供货单位挂上一笔应付款。
还有一个词要盯住——超期应付款，指已经过了付款日期却还没结掉的那部分。它会在两个场景里跳出来提醒：一是登录系统时，二是开单挑选供货单位时。
日常自查可以这样做：月底把应付账款明细调出来，按月筛一遍，凡是付款日期已经过去、金额还挂着的行，就是要优先处理的那几笔；如果供应商开始催款，也可以直接按供货单位筛，核对手上的付款记录。
图 4｜进货单过账后的两种走向，以及超期应付款的报警节点
预付账款，指的是买卖双方事先商量好，由买方向卖方先付一部分钱而形成的债权，既包括预付的货款，也包括购货定金。说白了，就是钱先出去了。
它在软件里有两个入口，含义不同：
用预付款抵货款：开进货单时，付款账户选【预付账款】，把付款金额填上；
单独核销预付款：在付款单上表体选【预付账款】、填金额就行——只动上表体，左下角那个【预付账款】不参与。
提示：两个入口都写着“预付”，落点却不一样：进货单里选它，是拿预付款抵这笔货款；付款单上表体选它，是把预付款核销掉。混淆的后果很典型——钱明明付出去了，账上还挂着一笔应付。
下面把链路上的八张单据逐个说清楚：它是什么、软件里怎么用、有哪些特别说明。建议对照软件界面一起看，培训时可以直接按小节推进。
| 它是什么 | 企业内部提出购货申请、并留档的一张记录。谁需要什么物料、要多少，按规定的格式提出来，过程就记在这张单上。 |
| 怎么用 | 先把内部需求变成书面记录，再拿着它去对外采购。 |
| 是否必走 | 请购不是必经环节。要不要启用，看企业内部对采购流程管到什么程度。 |
| 它是什么 | 向供应商打听货品与价格的过程。把不同供应商的报价收集起来，既方便挑供应商，也能对采购成本心里有数。 |
| 怎么用 | 候选供应商的货品和报价录进来横向比，比完再决定下不下单。 |
| 是否必走 | 同样不是必经环节。要不要启用，取决于企业对采购成本控制到什么程度。 |
| 它是什么 | 企业发给供应商的一份购货请求，它本身不算已经发生的业务。订单上要写清楚买什么、买多少、什么价、哪天交货。 |
| 特别说明一 | 因为它不是已发生的业务，存盘之后实物库存不会跟着增加。 |
| 特别说明二 | 这张单上也能给供应商付钱。此时对方还没交货，所以这笔钱在这里算订金，记到【预付账款】里。 |
| 特别说明三 | 没执行过的订单，改和删都可以；只要执行过，就不允许删除，能改的也只有还没执行的那部分。执行完又想作废，走【强制完成】。 |
| 它是什么 | 供应商交货时给企业的一张交付凭证：交付了什么货、多少数量、什么价格，都写在上面；企业自己的付款信息也记在这张单上，它是双方交易的直接证据。 |
| 应付账款怎么来 | 看左下角那两栏——付款账户、付款金额，用【优惠后金额】减去【付款金额】比一下：等于 0，说明钱货两清，系统不会挂应付，明细里也不留痕；不等于 0，就要挂账并生成明细，之后得在付款日期前用付款单结掉；一旦过了付款日期还没结，就归到超期应付款里。 |
| 运费怎么记 | 这张单上的运费，记的是企业与物流公司之间的往来账。供应商包送就不必记。企业自己承担物流的时候，在进货单上把物流单位、合计运费、运费怎么付这几项填上；顺带别忘了，这笔运费要摊进商品成本。 |
| 它是什么 | 已经采购进来的商品，因为业务差错或者质量原因，要退回供应商去，这个过程就是进货退货。 |
| 差价怎么看 | 退货单上的单价只是退货单价，跟成本价不是一回事，用移动加权平均时尤其要留意：把原来那张进货单调出来退，退货单价就跟原进货单价一致；不走原单、直接开退货单，价格则按价格体系里设的进货提取顺序去取。至于退货成本价，两种走法读的都是同一个数——出库仓库里该商品的库存成本价。 |
图 5｜退货看两个价，换货看一笔差额
| 它是什么 | 采购来的商品因为业务差错或质量问题，要从供应商那里换另一种货。它的实质是：先退掉一个商品，再挑一个新商品进来。 |
| 换货差额 | 退掉的和新挑的，价格很难刚好一样，这个价差就是换货差额，需要走付款的方式补上。 |
| 特别注意 | 如果换出去的比换进来的贵，换货金额就成了负数，这时付款金额也要照负数填，用来结算。 |
| 它是什么 | 把采购路上产生的费用——装卸费、保险费之类——按合理的方式分到每个产品的成本里。 |
| 软件里的做法 | 分两步：运费以外的费用先单独做一张一般费用单，然后再开费用分摊单，把对应的进货单和那张一般费用单关联起来做分摊。 |
| 硬性限制 | 分摊动作会把进货商品的成本单价重新算一遍，能重算的只有移动加权平均和全月一次平均这两种，其余三种算法不支持。 |
图 6｜费用分摊两步走：一般费用单 → 进货费用分摊单
| 它是什么 | 企业支付应付账款时，在软件里新增的一条付款记录，不论全额付还是付一部分。它把付款的时间、金额、方式都记下来，采购付款、预付款、退款这些业务，都靠它来落地。 |
| 结算信息怎么填 | 结算方式不管是按单据结算还是按商品结算，付款单的下表体都会列出关联的单据与商品。上表体挑好付款方式、填上付款金额之后，还要回到下表体，把对应的单据和商品勾上并输入金额，才算真正结算掉。只填了付款金额、没勾单据和商品的，按未结算处理，过了付款期限同样会触发超期应付款报警。 |
| 预付账款两种处理 | 第一种：用预付账款结算。上表体选【预付账款】并填入付款金额，再到下表体选好结算信息保存。等于拿之前打给供应商的货款来冲抵，账面上应付账款和预付账款一起减少。 第二种：增加预付账款。上表体改成选现金或银行账款来付款，再点左下角的【预付账款】保存。等于用现金或银行存款先押一笔订金在供应商那里，账面上现金或银行存款减少、预付账款增加。 |
图 7｜付款单里的两种“预付”：一个在核销，一个在增加
把上面的单据按场景串起来，日常八成以上的进货业务就是下面这三条链。培训时建议让学员按这三条链在测试账套里各走一遍。
| 业务链 | 单据顺序 | 账务落点 |
|---|---|---|
| 标准采购 | 请购单（可选）→ 询价单（可选）→ 进货订单 → 进货单 → 付款单 | 订单上付的钱进预付账款；进货单里没付的部分挂成应付账款；最后靠付款单结清 |
| 退货 / 换货 | 进货单（已入库）→ 进货退货单 / 进货换货单 → 付款单（补差额） | 退货单价与退货成本价分头读取；换货差额单独支付，为负数时照负数填 |
| 费用分摊 | 进货单 ＋ 一般费用单 → 进货费用分摊单 | 成本单价重算，只有移动加权平均、全月一次平均这两个算法支持 |
三条链有个共同点：账目节点都落在进货单和付款单上，前面的单据更多是在做准备。培训时不妨让学员先跑一遍标准采购，把应付账款明细点开看一眼，再学退换和分摊，理解会快很多。
标准采购链是最常用的一条，也是新同事入职最先要练熟的一条：需求确认→下单→收货入库→结清货款，每一步都能在系统里找到对应的单据。
退货换货链通常是被动的，出了问题才会走。它的难点不在流程，而在价格：退货单价跟供应商结算，退货成本价决定账面上的成本，两者要分开看。
费用分摊链用得最少，但对成本核算的准确性影响最大——该摊的装卸费、保险费没摊进去，商品的成本单价就偏低，后面算毛利、定价都会跟着失真。
Q1. 进货订单存盘之后，库存会增加吗？
不会。它不算已经发生的业务，实物库存不会动；真正让货进库、让库存数量变化的，是进货单。
Q2. 进货订单能删掉吗？
没执行过的可以改、可以删；执行过的就不允许删了，能改的只有还没执行的那部分。执行完确实要作废，用【强制完成】处理。
Q3. 进货单上不填付款信息，会怎样？
会给供货单位挂上一笔应付款并留下明细。之后要在付款日期之前把它结掉，否则归入超期应付款，登录系统和开单挑供货单位时都会提醒你。
Q4. 供应商包送货，运费要不要录？
不用。这张单上的运费记的是企业与物流公司之间的账，包送的情况下这层往来不存在。
Q5. 费用分摊能用在先进先出、后进先出的商品上吗？
不能。分摊要重算成本单价，能重算的只有移动加权平均和全月一次平均。
Q6. 进货单里已经选过预付账款，付款单里为什么还要再选一次？
两处不是一回事。进货单选它，是拿预付款抵货款；付款单上表体选它，是把预付款核销。而且核销这一步只在表体做，左下角那个预付账款不参与。
| 容易混的一对 | 怎么区分 |
|---|---|
| 优惠后金额 / 付款金额 | 两个数相减，判断这单进货会不会挂出应付账款 |
| 应付账款 / 超期应付款 | 前者是还没付的钱；后者是过了付款日期仍未结掉的那部分，会弹报警 |
| 退货单价 / 退货成本价 | 前者是跟供应商结算退货用的价；后者读的是出库仓库里该商品的库存成本价 |
| 使用预付账款 / 增加预付账款 | 前者让应付和预付一起减少；后者让现金或银行存款减少、预付增加 |
| 运费 / 一般费用单 | 运费在进货单上直接记并摊进成本；运费以外的费用先做一般费用单，再走进货费用分摊单 |
| 进货订单 / 进货单 | 前者是购货请求，库存不受影响；后者是交付凭证，库存和应付都从它开始落地 |
我能说出主线五张单据的先后顺序，以及哪两张不是必走环节；
我知道本企业用的是哪一种成本算法，以及它怎么算出库成本；
我能判断一张进货单过账后会不会产生应付账款；
我能区分“使用预付账款”和“增加预付账款”的入口与账务方向；
我知道退货单价和退货成本价分别读哪个数；
我知道费用分摊对成本算法有哪些限制。
建议做法：用测试账套各录一张进货单、一张退货单、一张费用分摊单，跑完再对一遍应付明细。
写在最后
进货管理看起来单据多，拆开其实就三件事：货怎么进来（进货单）、钱怎么算进去（成本算法与费用分摊）、账怎么结掉（应付与预付）。培训里最常见的返工，几乎都出在三个地方——成本算法选错，导致成本单价怎么对都对不上；付款信息没填全就过账，账上凭空多出一笔应付；预付账款用错入口，钱付了却没冲掉应付。把这三处盯住，后面的事就顺了。
下一讲预告：本系列会按模块继续拆解管家婆软件的日常操作，销售管理、库存管理、往来账务等模块将依次展开，敬请关注。
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本文基于管家婆软件进货管理模块的功能说明与实际操作整理，界面名称与操作路径以软件实际版本为准。
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